Dateiversionierungssystem

Einführung

Das Dateiversionierungssystem von Sutram bietet einen kollaborativen Workflow zur Verwaltung von Dokumentrevisionen in Ihren Projekten. Inspiriert von traditionellen Dokumentenkontrollverfahren im Ingenieurwesen ermöglicht es Teams, Änderungen zu verfolgen, eine Revisionshistorie zu führen und sicherzustellen, dass nur eine Person gleichzeitig eine Datei bearbeitet.

Wann Versionierung verwenden

Verwenden Sie die Versionierung für Dateien, die:

Eine formale Revisionsverfolgung erfordern (Verträge, Spezifikationen, Zeichnungen)
Von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden
Freigabeworkflows vor der Veröffentlichung benötigen
Einen Audit-Trail der Änderungen erfordern

Dateien, die typischerweise keine Versionierung benötigen:

Referenzmaterialien, die sich nicht ändern
Exportierte Berichte oder Momentaufnahmen
Mediendateien (Bilder, Videos)

Schlüsselkonzepte

Dateitypen

Jede Datei in Sutram ist entweder eine Referenz-Datei oder eine Bearbeitbare Datei:

Typ	Beschreibung	Versionierung
Referenz	Standarddateien ohne Versionskontrolle. Jeder mit Bearbeitungsrechten kann die Datei jederzeit ersetzen.	Deaktiviert
Bearbeitbar	Dateien mit aktivierter Versionskontrolle. Erfordert Check-out vor der Bearbeitung und unterstützt formale Versionierung.	Aktiviert

Standardmäßig sind alle hochgeladenen Dateien Referenz-Dateien. Sie können die Versionierung für jede Datei aktivieren.

Lebenszyklus-Status

Bearbeitbare Dateien haben einen Lebenszyklus-Status, der ihren aktuellen Zustand anzeigt:

Status	Beschreibung
Entwurf	In Bearbeitung. Kann über Check-out/Check-in bearbeitet werden. Noch nicht formal freigegeben.
Veröffentlicht	Formal freigegebene Version. Erstellt eine permanente Momentaufnahme in der Versionshistorie.

Check-out/Check-in

Das Check-out/Check-in-System stellt sicher, dass nur eine Person gleichzeitig eine Datei bearbeiten kann:

Check-out: Reserviert die Datei für Ihre exklusive Bearbeitung. Andere können sie ansehen, aber nicht ändern.
Check-in: Gibt die Datei mit Ihren Änderungen zurück. Erfordert das Hochladen einer neuen Version der Datei.

Dies verhindert widersprüchliche Bearbeitungen und gewährleistet eine klare Aufzeichnung, wer Änderungen vorgenommen hat.

Versionen

Wenn Sie eine Datei veröffentlichen, erstellt Sutram eine permanente Momentaufnahme, die als Version bezeichnet wird. Versionen werden fortlaufend nummeriert (v1, v2, v3...) und können nicht geändert oder gelöscht werden. Dies bietet:

Vollständige Revisionshistorie
Möglichkeit, jede vorherige Version herunterzuladen
Klarer Audit-Trail veröffentlichter Freigaben

Erste Schritte

Versionierung für eine Datei aktivieren

Um die Versionierung für eine bestehende Datei zu aktivieren:

Navigieren Sie zum Inhalt-Tab Ihres Projekts
Finden Sie die Datei, für die Sie die Versionierung aktivieren möchten
Klicken Sie auf das ...-Menü (Weitere Optionen)
Wählen Sie „Versionierung aktivieren"

Die Datei wird zu einer Bearbeitbaren Datei im Entwurf-Status.

Hinweis: Nur Projekt-Eigentümer und Mitglieder können die Versionierung aktivieren.

Versionierung deaktivieren

Um die Versionierung zu deaktivieren und zurück zu einer Referenz-Datei zu konvertieren:

Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht ausgecheckt ist
Klicken Sie auf das ...-Menü der Datei
Wählen Sie „Versionierung deaktivieren"

Warnung: Das Deaktivieren der Versionierung entfernt die Möglichkeit, Check-out/Check-in zu verwenden, löscht aber nicht die Versionshistorie.

Check-out/Check-in-Workflow

Schritt 1: Eine Datei auschecken

Bevor Sie eine bearbeitbare Datei bearbeiten, müssen Sie sie auschecken:

Klicken Sie auf das ...-Menü der Datei
Wählen Sie „Zur Bearbeitung auschecken"
Die Datei ist jetzt für Ihre exklusive Bearbeitung reserviert

Nach dem Auschecken:

Die Datei zeigt ein Badge „Ausgecheckt von [Ihr Name]"
Andere Benutzer können die Datei ansehen, aber nicht auschecken
Sie können die aktuelle Version herunterladen, um sie lokal zu bearbeiten

Schritt 2: Die Datei lokal bearbeiten

Laden Sie die aktuelle Datei von Sutram herunter
Nehmen Sie Ihre Änderungen mit der entsprechenden Software vor (Word, AutoCAD usw.)
Speichern Sie die geänderte Datei auf Ihrem Computer

Schritt 3: Mit Ihren Änderungen einchecken

Wenn Sie bereit sind, Ihre Änderungen zu speichern:

Klicken Sie auf das ...-Menü der Datei
Wählen Sie „Einchecken"
Ein Dialog erscheint und fordert Sie auf, Ihre geänderte Datei hochzuladen
Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop oder klicken Sie, um Ihre aktualisierte Datei auszuwählen
Warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist

Wichtig: Die Ersatzdatei muss die gleiche Erweiterung wie das Original haben (z. B. .docx-Dateien müssen durch .docx-Dateien ersetzt werden).

Ein Check-out abbrechen

Wenn Sie sich entscheiden, keine Änderungen vorzunehmen:

Klicken Sie auf das ...-Menü der ausgecheckten Datei
Wählen Sie „Check-out abbrechen"

Dies gibt die Datei ohne Änderungen frei. Die Datei kehrt zu ihrem vorherigen Zustand zurück.

Ein Check-in rückgängig machen

Einen Fehler gemacht? Wenn ein Backup verfügbar ist:

Klicken Sie auf das ...-Menü der Datei
Wählen Sie „Check-in rückgängig machen"
Die vorherige Version wird wiederhergestellt

Hinweis: Rückgängig machen ist nur verfügbar, wenn ein Backup existiert (typischerweise direkt nach dem Check-in). Sobald Sie erneut aus- und einchecken, wird das vorherige Backup überschrieben.

Sperre erzwungen freigeben (nur Eigentümer)

Wenn ein Teammitglied eine Datei ausgecheckt hat, aber nicht verfügbar ist:

Klicken Sie als Projekteigentümer auf das ...-Menü
Wählen Sie „Sperre erzwungen freigeben"

Dies gibt die Sperre sofort frei. Alle nicht gespeicherten Änderungen des ursprünglichen Benutzers gehen verloren.

Mit Vorsicht verwenden: Nutzen Sie dies nur, wenn nötig, da es zu Arbeitsverlust führen kann.

Versionsverwaltung

Eine Version veröffentlichen

Wenn ein Entwurf bereit für die formale Freigabe ist:

Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht ausgecheckt ist
Klicken Sie auf das ...-Menü
Wählen Sie „Version veröffentlichen"

Dies erstellt eine permanente Momentaufnahme:

Die Versionsnummer wird erhöht (v1 → v2 → v3...)
Die Momentaufnahme wird in der Versionshistorie gespeichert
Der Dateistatus wechselt zu Veröffentlicht

Hinweis: Nur Projekteigentümer können Versionen veröffentlichen.

Eine neue Version aus einer veröffentlichten erstellen

Um eine veröffentlichte Datei weiter zu bearbeiten:

Klicken Sie auf das ...-Menü einer veröffentlichten Datei
Wählen Sie „Neue Version erstellen"

Dies:

Erstellt einen neuen Entwurf aus der veröffentlichten Version
Erhöht die Versionsnummer
Ermöglicht Ihnen, auszuchecken und Änderungen vorzunehmen

Versionshistorie anzeigen

Um alle veröffentlichten Versionen zu sehen:

Klicken Sie auf die Datei, um sie zu öffnen
Klicken Sie im Viewer auf „Versionshistorie"
Eine Zeitleiste zeigt alle veröffentlichten Versionen mit:
- Versionsnummer
- Veröffentlichungsdatum
- Wer sie veröffentlicht hat

Frühere Versionen herunterladen

Aus dem Versionshistorie-Modal:

Finden Sie die benötigte Version
Klicken Sie auf das Download-Symbol neben dieser Version
Die historische Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen

Dies ist nützlich für:

Vergleich von Änderungen zwischen Versionen
Rückkehr zu einem früheren Entwurf
Audit- und Compliance-Anforderungen

Berechtigungen und Rollen

Verschiedene Projektrollen haben unterschiedliche Versionierungsfähigkeiten:

Aktion	Eigentümer	Admin	Mitglied	Betrachter
Dateien & Versionen anzeigen	Ja	Ja	Ja	Ja
Versionen herunterladen	Ja	Ja	Ja	Ja
Versionierung aktivieren/deaktivieren	Ja	Ja	Ja	Nein
Dateien auschecken	Ja	Ja	Ja	Nein
Dateien einchecken	Ja	Ja	Ja	Nein
Eigenes Check-out abbrechen	Ja	Ja	Ja	Nein
Check-in rückgängig machen	Ja	Ja	Ja	Nein
Versionen veröffentlichen	Ja	Nein	Nein	Nein
Neue Version erstellen	Ja	Nein	Nein	Nein
Sperre erzwungen freigeben	Ja	Nein	Nein	Nein

Wichtige Punkte:

Nur Eigentümer können Versionen veröffentlichen und neue Versionen erstellen
Nur Eigentümer können Sperren anderer Benutzer erzwungen freigeben
Betrachter können nur anzeigen und herunterladen, nicht bearbeiten

Visuelle Indikatoren

Status-Badges

Bearbeitbare Dateien zeigen Badges an, die ihren aktuellen Zustand darstellen:

Badge	Bedeutung
Entwurf (bernsteinfarben)	Datei ist in Bearbeitung, noch nicht veröffentlicht
Veröffentlicht (indigoblau)	Datei wurde formal als Version veröffentlicht
Ausgecheckt von [Name] (Warnung)	Datei ist vom angegebenen Benutzer zur Bearbeitung gesperrt

Gesperrte Dateien erkennen

Wenn eine Datei ausgecheckt ist:

Ein Schloss-Symbol erscheint in der Dateiliste
Das Badge zeigt, wer sie ausgecheckt hat
Die Check-out-Option ist ausgeblendet (Datei ist nicht verfügbar)

Ihre eigenen Check-outs

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt haben:

Die Option „Einchecken" erscheint im Menü
Die Option „Check-out abbrechen" ist verfügbar
Andere Benutzer sehen, dass Sie die Datei gesperrt haben

Bewährte Praktiken

Wann Versionierung aktivieren

Aktivieren Sie die Versionierung für:

Ingenieurzeichnungen und Spezifikationen
Verträge und Rechtsdokumente
Projektpläne und Zeitpläne
Jedes Dokument, das eine formale Freigabe erfordert

Vermeiden Sie Versionierung für:

Häufig aktualisierte Arbeitsdateien
Referenzbilder oder Medien
Exportierte Berichte (erstellen Sie stattdessen neue Dateien)

Veröffentlichungs-Workflow

Empfohlener Workflow für formale Dokumente:

Erstellen/Hochladen: Fügen Sie die erste Datei zum Projekt hinzu
Versionierung aktivieren: In bearbeitbare Datei konvertieren
Im Entwurf arbeiten: Änderungen über Check-out/Check-in vornehmen
Überprüfen: Entwurf mit dem Team zur Rückmeldung teilen
Veröffentlichen: Nach Genehmigung als formale Version veröffentlichen
Iterieren: Neue Version für zukünftige Änderungen erstellen

Tipps zur Teamkoordination

Kommunizieren: Informieren Sie Ihr Team, wenn Sie Dateien auschecken
Nicht horten: Checken Sie Dateien zeitnah ein, wenn Sie fertig sind
Regelmäßig veröffentlichen: Veröffentlichen Sie stabile Versionen regelmäßig, nicht nur an Meilensteinen
Kommentare nutzen: Fügen Sie Kontext im Projekt-Chat hinzu, wenn Sie größere Änderungen veröffentlichen

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich eine Datei ohne Auschecken bearbeiten?

A: Bei Referenz-Dateien ja. Bei bearbeitbaren Dateien nein — Sie müssen zuerst auschecken. Dies stellt sicher, dass nur eine Person gleichzeitig bearbeitet.

F: Was passiert, wenn ich vergesse, eine Datei einzuchecken?

A: Die Datei bleibt für Sie gesperrt, bis Sie einchecken oder abbrechen. Wenn Sie nicht erreichbar sind, kann der Projekteigentümer die Sperre erzwungen freigeben.

F: Kann ich eine veröffentlichte Version löschen?

A: Nein. Veröffentlichte Versionen sind permanent für Audit-Zwecke. Sie können neue Versionen erstellen, aber die Historie wird bewahrt.

F: Was ist der Unterschied zwischen Versionen und Dateihistorie?

A: Versionen sind formale, nummerierte Momentaufnahmen, die durch Veröffentlichung erstellt werden. Jede Version ist permanent und herunterladbar. Check-ins ohne Veröffentlichung aktualisieren die Arbeitskopie, erstellen aber keine nummerierten Versionen.

F: Können mehrere Personen dieselbe Datei auschecken?

A: Nein. Nur eine Person kann eine Datei gleichzeitig ausgecheckt haben. Dies ist beabsichtigt, um widersprüchliche Bearbeitungen zu verhindern.

F: Verliere ich meine Änderungen, wenn jemand meine Sperre erzwungen freigibt?

A: Ja, alle nicht eingecheckten Änderungen gehen verloren. Checken Sie immer regelmäßig ein. Die erzwungene Freigabe sollte nur bei Bedarf verwendet werden.

F: Kann ich die Versionierung für CAD-Dateien aktivieren?

A: Ja! Die Versionierung funktioniert mit jedem Dateityp — CAD-Zeichnungen, Office-Dokumente, PDFs und mehr.

Fehlerbehebung

„Datei ist bereits ausgecheckt"

Problem: Sie können eine Datei nicht auschecken, weil jemand anderes sie hat.

Lösung:

Prüfen Sie das Badge, um zu sehen, wer sie ausgecheckt hat
Kontaktieren Sie die Person zur Koordination
Wenn es dringend ist und die Person nicht erreichbar ist, bitten Sie den Projekteigentümer um eine erzwungene Freigabe

„Sie haben diese Datei nicht ausgecheckt"

Problem: Sie versuchen einzuchecken, aber haben die Datei nicht ausgecheckt.

Lösung: Checken Sie die Datei zuerst aus, nehmen Sie dann Ihre Änderungen vor und checken Sie ein.

„Datei muss die Erweiterung haben: .xyz"

Problem: Sie versuchen, eine Datei mit einer anderen Erweiterung einzuchecken.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ersatzdatei die gleiche Erweiterung wie das Original hat. Zum Beispiel muss eine .docx-Datei durch eine andere .docx-Datei ersetzt werden.

„Nur der Projekteigentümer kann Dateien veröffentlichen"

Problem: Sie haben keine Berechtigung zum Veröffentlichen.

Lösung: Bitten Sie den Projekteigentümer, die Version zu veröffentlichen, oder bitten Sie um eine Rollenänderung.

Check-in-Upload schlägt fehl

Problem: Der Upload während des Check-ins wird nicht abgeschlossen.

Lösung:

Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht zu groß ist (prüfen Sie die Projektlimits)
Versuchen Sie es erneut mit einer kleineren Datei oder besserer Verbindung
Wenn das Problem bestehen bleibt, kontaktieren Sie den Support

Versionshistorie wird nicht angezeigt

Problem: Sie können die Versionshistorie einer Datei nicht sehen.

Lösung: Die Versionshistorie erscheint nur für Dateien, die mindestens einmal veröffentlicht wurden. Wenn die Datei noch im Entwurf ist und nie veröffentlicht wurde, gibt es noch keine Versionshistorie.

Dokumentversion: 1.0 Zuletzt aktualisiert: November 2025 Autor: Sutram Development Team