Organizando conteúdo: pastas, upload e movimentação

Um acervo só é útil se você consegue achar as coisas nele. Este guia vai além do básico do Guia de Início Rápido: como planejar a estrutura de pastas, subir conteúdo, etiquetar, mover itens em lote e escolher a forma certa de organizar cada coisa.

Quem pode: criar pastas, subir arquivos, etiquetar e mover são ações de proprietário, administrador ou membro. Visualizadores navegam e baixam, mas não reorganizam.

Planeje a estrutura antes de encher

Antes de subir arquivos, decida como o projeto será organizado. O critério mais útil costuma ser por tema, fase, departamento ou entidade — o que fizer sentido para a equipe — em vez de despejar tudo na raiz.

Exemplos de estrutura:

Obra: Plantas / Relatórios / Fotos / Contratos
Marketing: Campanhas / Ativos da Marca / Análises / Modelos
Consultório: Pacientes / Exames / Laudos

E pergunte-se, para cada conteúdo, qual a forma certa de guardá-lo (veja a tabela no fim): um arquivo solto, um Record estruturado ou um File Link que aponta para um original.

Pastas e hierarquia

Na aba Conteúdo, clique em Nova pasta
Dê um nome e confirme
Crie subpastas dentro de pastas para montar a hierarquia
Navegue clicando nas pastas; use o breadcrumb no topo para voltar aos níveis anteriores

Para automação, um assistente via MCP cria caminhos aninhados de uma vez (ex.: Pacientes/João/Exames), reaproveitando pastas que já existem — a operação é idempotente.

Suba o conteúdo

Com as pastas prontas, adicione conteúdo dentro da pasta de destino:

Arquivos — clique em Adicionar arquivo ou arraste e solte; ampla variedade de formatos (PDF, Office, imagens, CAD/BIM, compactados). O limite de tamanho depende do plano.
Links — adicione links de vídeo, áudio ou web como itens do projeto.
Documentos Markdown — crie textos formatados direto no editor (plano Pro).

Etiquete pastas e itens (tags)

Pastas e itens podem carregar tags chave-valor — metadados livres como {"paciente": "João", "tipo": "USG"}. As tags são o que torna possível buscar e filtrar o acervo depois (veja Busca e descoberta de conteúdo). Padronizar os valores (de preferência via Records) mantém a busca confiável.

Mova e reorganize

A estrutura evolui — e reorganizar não significa recriar:

Renomear — itens e pastas podem ser renomeados a qualquer momento, pela interface.
Mover um item — envie um item para outra pasta.
Mover todo o conteúdo de uma pasta — em vez de item a item, mova de uma vez tudo o que está numa pasta para outra.

Atenção: mover é hoje uma operação disponível apenas via IA/MCP — a interface web permite criar, renomear e excluir, mas não mover itens entre pastas. Peça a um assistente conectado (veja a seção seguinte).

Mover ou renomear não quebra os File Links: internamente eles guardam uma referência ao próprio arquivo-fonte, não ao caminho nem ao nome. Veja File Links: referências simbólicas.

Organização em escala (via IA / MCP)

Para estruturar muito conteúdo de uma vez, um assistente conectado pelo Sutram MCP Server faz em lote o que a interface faz item a item — e é a única via para mover conteúdo: criar hierarquias de pastas, subir arquivos em lote, aplicar tags e mover itens ou o conteúdo inteiro de uma pasta. Exemplos:

"Crie a estrutura Clientes/ACME/{Contratos,Notas,Reuniões} e suba estes arquivos nas pastas certas."
"Mova tudo que está em Rascunhos para a pasta Arquivados."

A referência dessas ferramentas está no Guia do Sutram MCP Server.

Escolha a ferramenta certa de organização

Você precisa…	Use
Guardar arquivos agrupados por tema	Pastas
Entradas com campos consistentes e numeração automática	Records
O mesmo arquivo acessível em vários lugares, sem duplicar	File Links
Filtrar e buscar por metadados	Tags

Dicas

Menos raiz, mais pasta — evite acumular itens soltos na raiz; agrupe desde o começo.
Nomes previsíveis — uma convenção de nomes facilita achar e mover depois.
Tags desde a criação — etiquetar ao subir sai mais barato do que organizar tudo depois.
Reorganize sem medo — mover e renomear preservam versões, comentários e File Links.

Perguntas Frequentes

P: Mover um arquivo perde o histórico de versões ou os comentários?

R: Não. Mover e renomear preservam o conteúdo, o histórico de versões e os comentários — muda apenas o lugar na estrutura.

P: Preciso recriar a pasta para movê-la de lugar?

R: Não. Você move o item (ou todo o conteúdo de uma pasta) para o novo local, sem recriar nada — peça a um assistente conectado via MCP, que é por onde a movimentação está disponível hoje.

P: Qual a diferença entre uma pasta comum e um Record?

R: Uma pasta comum tem só um nome livre. Um Record é criado a partir de uma categoria, com metadados validados e um slug automático. Use pastas para agrupar; use Records quando os campos e a identificação importam (veja Records e Metadados).

Próximos Passos

Records e Metadados — quando estruturar o conteúdo em vez de guardar arquivos soltos
File Links: referências simbólicas — para o mesmo arquivo aparecer em vários lugares
Busca e descoberta de conteúdo — como encontrar o que você organizou

Versão do Documento: 1.0 Última Atualização: Julho de 2026 Autor: Equipe de Desenvolvimento Sutram