Governança na prática: estados e transições

Este guia mostra o caminho completo da governança formal: graduar uma categoria para Classe de Documento, ajustar o ciclo de vida, criar documentos governados, movê-los entre estados e acompanhá-los no espaço de Conteúdo Governado. Se ainda não leu o conceito, comece por Classes de Documentos e Governança.

Requisito: A governança é um recurso do plano Max. Graduar categorias e editar o ciclo de vida são ações de proprietário ou administrador. Quem pode criar documentos e disparar transições depende da matriz papel × estado de cada Classe.

Passo 1: Gradue uma categoria para Classe de Documento

Nas configurações do projeto, abra Document Classes
Escolha uma categoria de registros existente e clique em Graduar
A categoria recebe o preset padrão de ciclo de vida: autor → revisor → aprovador

A página lista todas as categorias; no plano Max, a graduação é aplicada. Fora do Max, o botão mostra um aviso de upgrade.

Passo 2: Ajuste o ciclo de vida no editor

Abra a classe graduada para entrar no Editor de Document Class, organizado em seções:

Ciclo de vida (estados e transições) — defina os estados (um deles normalmente é o estado inicial, mas pode haver mais de um; alguns podem ser terminais) e as transições entre eles (ex.: "submeter", "aprovar", "rejeitar"). Marque as transições que exigem justificativa.
Papéis (Roles) — os papéis da classe (autor, revisor, aprovador…), que são diferentes das funções (ou papéis) do projeto.
Permissões (matriz papel × estado) — para cada estado, defina quem lê e quem escreve. É aqui que se configura a visibilidade need-to-know.
Versionamento e Exibição — o eixo de revisões e como os documentos são listados.

Uma seção de diagrama mostra o fluxo visualmente. Observação: os rótulos de estados, papéis e ações podem ser editados, mas seus identificadores internos são fixos — isso preserva as referências das transições e da matriz.

Passo 3: Crie documentos governados

Com o ciclo de vida definido, adicione documentos à classe:

Pela interface: no espaço de Conteúdo Governado, use Adicionar documento, escolha a Classe e preencha os metadados. Escolha qual o estado inicial do documento — quando a classe tem mais de um estado de entrada, você seleciona em qual delas o documento nasce; caso contrário, ele nasce no único estado inicial da classe.
Via IA/MCP: peça a um assistente conectado para criar o documento (ou vários de uma vez, para um registro mestre). Confira antes os campos exigidos pela classe.

Para uma nova revisão de um documento já existente, crie uma nova versão — ela nasce em um estado de entrada, herdando a identidade (slug) do documento.

Passo 4: Mova o documento pelo ciclo (transições)

Para avançar um documento de um estado a outro:

Abra o documento governado
Escolha uma das ações disponíveis — o sistema mostra apenas as transições permitidas para o seu papel no estado atual
Se a transição exigir, informe a justificativa (nota)
Confirme

A ação é re-autorizada no momento do disparo pela matriz papel × estado, e fica registrada na trilha de auditoria (quem, quando, por quê). Transições também podem ser disparadas via MCP (transition_document), útil para automação.

Passo 5: Acompanhe no Conteúdo Governado

O espaço Conteúdo Governado (acessível pelo escudo no cabeçalho de Conteúdo, quando há ao menos uma Classe) reúne os documentos sob governança, separados da árvore de conteúdo comum:

A entrada mostra cards das Classes que você pode ver (need-to-know: proprietário/admin veem todas; membro/visualizador, só as classes onde têm papel)
Ao abrir uma Classe, você vê seus documentos com nome (slug) · versão · estado e, além disso, os metadados da classe escolhidos para aparecer nas listagens. Quais campos aparecem e em que ordem se define na seção Exibição do Editor de Document Class (inclusive campos que compõem o slug)
Cada documento leva ao seu detalhe, com o histórico

Fazendo via IA (MCP)

Um assistente conectado pelo Sutram MCP Server cobre o ciclo inteiro por API — listar classes e documentos governados, criar documentos (inclusive em lote), criar revisões e disparar transições. A referência dessas ferramentas está no Guia do Sutram MCP Server.

Dicas

Comece pelo preset — autor → revisor → aprovador cobre a maioria dos casos; ajuste só o que precisar.
Desenhe os estados antes dos papéis — fica mais fácil definir quem age em cada etapa depois que o fluxo está claro.
Use notas obrigatórias nas transições sensíveis (aprovar/rejeitar) — elas alimentam a trilha de auditoria.
Configure a matriz com cuidado — um par (estado, papel) ausente significa sem acesso; é assim que se garante a confidencialidade por estágio.

Perguntas Frequentes

P: Por que não vejo a opção de graduar?

R: A graduação é um recurso do plano Max e uma ação de proprietário/administrador. A página aparece em todos os planos, mas fora do Max a graduação fica bloqueada com aviso de upgrade.

P: Por que uma transição não aparece para mim?

R: Só aparecem as transições permitidas ao seu papel a partir do estado atual do documento. Se você não tem o papel exigido naquele estado, a ação não é oferecida.

P: Posso reverter uma Classe de volta para categoria comum?

R: Sim, desde que a Classe não tenha mais documentos governados. Reverter remove a camada de governança, sem apagar o conteúdo.

P: Dá para esconder um documento em rascunho de parte da equipe?

R: Sim. Configure a matriz papel × estado para que o estado inicial só tenha leitura para os papéis adequados — quem não tem acesso naquele estado não vê o documento.

Próximos Passos

Classes de Documentos e Governança — o conceito por trás deste guia
Sistema de Versionamento de Arquivos — o controle mais leve, para quando não há fluxo formal
Guia do Sutram MCP Server — a referência das ferramentas de governança para uso com IA

Versão do Documento: 1.0 Última Atualização: Julho de 2026 Autor: Equipe de Desenvolvimento Sutram