Sistema di versionamento dei file

Introduzione

Il Sistema di Versionamento dei File di Sutram fornisce un flusso di lavoro collaborativo per la gestione delle revisioni dei documenti nei tuoi progetti. Ispirato alle pratiche tradizionali di controllo documentale dell'ingegneria, permette ai team di tracciare le modifiche, mantenere la cronologia delle revisioni e garantire che una sola persona modifichi un file alla volta.

Quando usare il versionamento

Usa il versionamento per file che:

Richiedono un tracciamento formale delle revisioni (contratti, specifiche, disegni)
Vengono modificati da più membri del team
Necessitano di flussi di approvazione prima della pubblicazione
Richiedono una traccia di audit delle modifiche

File che tipicamente non necessitano di versionamento:

Materiali di riferimento che non cambiano
Report esportati o snapshot
File multimediali (immagini, video)

Concetti chiave

Tipi di file

Ogni file in Sutram è un file Riferimento o un file Modificabile:

Tipo	Descrizione	Versionamento
Riferimento	File standard senza controllo di versione. Chiunque abbia permessi di modifica può sostituire il file in qualsiasi momento.	Disabilitato
Modificabile	File con controllo di versione abilitato. Richiede il check-out prima della modifica e supporta il versionamento formale.	Abilitato

Per impostazione predefinita, tutti i file caricati sono file Riferimento. Puoi abilitare il versionamento su qualsiasi file.

Stato del ciclo di vita

I file modificabili hanno uno stato del ciclo di vita che indica la loro condizione attuale:

Stato	Descrizione
Bozza	Lavoro in corso. Può essere modificato tramite check-out/check-in. Non ancora rilasciato formalmente.
Pubblicato	Versione rilasciata formalmente. Crea uno snapshot permanente nella cronologia delle versioni.

Check-out/Check-in

Il sistema di check-out/check-in garantisce che una sola persona possa modificare un file alla volta:

Check-out: Riserva il file per la tua modifica esclusiva. Gli altri possono visualizzare ma non modificare.
Check-in: Restituisce il file con le tue modifiche. Richiede il caricamento di una nuova versione del file.

Questo previene modifiche in conflitto e garantisce un registro chiaro di chi ha apportato le modifiche.

Versioni

Quando pubblichi un file, Sutram crea uno snapshot permanente chiamato Versione. Le versioni sono numerate sequenzialmente (v1, v2, v3...) e non possono essere modificate o eliminate. Questo garantisce:

Cronologia completa delle revisioni
Possibilità di scaricare qualsiasi versione precedente
Traccia di audit chiara dei rilasci pubblicati

Per iniziare

Abilitare il versionamento su un file

Per abilitare il versionamento su un file esistente:

Naviga alla scheda Contenuti del tuo progetto
Trova il file su cui vuoi abilitare il versionamento
Clicca il menu ... (altre opzioni)
Seleziona "Abilita versionamento"

Il file diventerà un file Modificabile in stato Bozza.

Nota: Solo i Proprietari e i Membri del progetto possono abilitare il versionamento.

Disabilitare il versionamento

Per disabilitare il versionamento e tornare a un file Riferimento:

Assicurati che il file non sia in check-out
Clicca il menu ... sul file
Seleziona "Disabilita versionamento"

Attenzione: Disabilitare il versionamento rimuove la possibilità di usare check-out/check-in, ma non elimina la cronologia delle versioni.

Flusso di lavoro Check-out/Check-in

Passo 1: Check-out di un file

Prima di modificare un file modificabile, devi effettuare il check-out:

Clicca il menu ... sul file
Seleziona "Check-out per modifica"
Il file è ora riservato per la tua modifica esclusiva

Una volta effettuato il check-out:

Il file mostra un badge "In check-out da [Il tuo nome]"
Gli altri utenti possono visualizzare ma non effettuare il check-out del file
Puoi scaricare la versione corrente per modificarla localmente

Passo 2: Modifica il file localmente

Scarica il file corrente da Sutram
Apporta le tue modifiche usando il software appropriato (Word, AutoCAD, ecc.)
Salva il file modificato sul tuo computer

Passo 3: Check-in con le tue modifiche

Quando sei pronto per salvare le tue modifiche:

Clicca il menu ... sul file
Seleziona "Check-in"
Appare una finestra di dialogo che ti chiede di caricare il file modificato
Trascina e rilascia o clicca per selezionare il file aggiornato
Attendi il completamento del caricamento

Importante: Il file sostitutivo deve avere la stessa estensione dell'originale (es. i file .docx devono essere sostituiti con file .docx).

Annullare un check-out

Se decidi di non apportare modifiche:

Clicca il menu ... sul file in check-out
Seleziona "Annulla check-out"

Questo rilascia il file senza alcuna modifica. Il file torna al suo stato precedente.

Annullare un check-in

Hai commesso un errore? Se è disponibile un backup:

Clicca il menu ... sul file
Seleziona "Annulla check-in"
La versione precedente viene ripristinata

Nota: L'annullamento è disponibile solo se esiste un backup (tipicamente subito dopo il check-in). Una volta effettuato un nuovo check-out e check-in, il backup precedente viene sovrascritto.

Rilascio forzato del blocco (solo Proprietari)

Se un membro del team ha un file in check-out ma non è disponibile:

Come Proprietario del progetto, clicca il menu ...
Seleziona "Forza rilascio blocco"

Questo rilascia immediatamente il blocco. Qualsiasi modifica non salvata dell'utente originale andrà persa.

Usare con cautela: Utilizza questa funzione solo quando necessario, poiché potrebbe causare la perdita di lavoro.

Gestione delle versioni

Pubblicare una versione

Quando una bozza è pronta per il rilascio formale:

Assicurati che il file non sia in check-out
Clicca il menu ...
Seleziona "Pubblica versione"

Questo crea uno snapshot permanente:

Il numero di versione si incrementa (v1 → v2 → v3...)
Lo snapshot viene archiviato nella cronologia delle versioni
Lo stato del file cambia in Pubblicato

Nota: Solo i Proprietari del progetto possono pubblicare versioni.

Creare una nuova versione da una pubblicata

Per continuare a modificare un file pubblicato:

Clicca il menu ... su un file Pubblicato
Seleziona "Crea nuova versione"

Questo:

Crea una nuova Bozza dalla versione pubblicata
Incrementa il numero di versione
Ti permette di effettuare il check-out e apportare modifiche

Visualizzare la cronologia delle versioni

Per vedere tutte le versioni pubblicate:

Clicca sul file per aprirlo
Clicca "Cronologia versioni" nel visualizzatore
Una timeline mostra tutte le versioni pubblicate con:
- Numero di versione
- Data di pubblicazione
- Chi l'ha pubblicata

Scaricare versioni precedenti

Dalla finestra Cronologia versioni:

Trova la versione che ti serve
Clicca l'icona di download accanto a quella versione
Il file storico viene scaricato sul tuo computer

Questo è utile per:

Confrontare le modifiche tra versioni
Tornare a un design precedente
Esigenze di audit e conformità

Permessi e ruoli

I diversi ruoli del progetto hanno diverse capacità di versionamento:

Azione	Proprietario	Admin	Membro	Visualizzatore
Visualizzare file e versioni	Sì	Sì	Sì	Sì
Scaricare versioni	Sì	Sì	Sì	Sì
Abilitare/disabilitare versionamento	Sì	Sì	Sì	No
Check-out dei file	Sì	Sì	Sì	No
Check-in dei file	Sì	Sì	Sì	No
Annullare il proprio check-out	Sì	Sì	Sì	No
Annullare check-in	Sì	Sì	Sì	No
Pubblicare versioni	Sì	No	No	No
Creare nuova versione	Sì	No	No	No
Forzare rilascio blocco	Sì	No	No	No

Punti chiave:

Solo i Proprietari possono pubblicare versioni e creare nuove versioni
Solo i Proprietari possono forzare il rilascio dei blocchi di altri utenti
I Visualizzatori possono solo visualizzare e scaricare, non modificare

Indicatori visivi

Badge di stato

I file modificabili mostrano badge che indicano il loro stato attuale:

Badge	Significato
Bozza (ambra)	Il file è un lavoro in corso, non ancora pubblicato
Pubblicato (indaco)	Il file è stato formalmente pubblicato come versione
In check-out da [Nome] (avviso)	Il file è bloccato per la modifica dall'utente indicato

Identificare i file bloccati

Quando un file è in check-out:

Un'icona lucchetto appare nell'elenco dei file
Il badge mostra chi lo ha in check-out
L'opzione check-out è nascosta (file non disponibile)

I tuoi check-out

Quando hai un file in check-out:

L'opzione "Check-in" appare nel menu
L'opzione "Annulla check-out" è disponibile
Gli altri utenti vedono che lo hai bloccato

Buone pratiche

Quando abilitare il versionamento

Abilita il versionamento per:

Disegni e specifiche tecniche
Contratti e documenti legali
Piani e cronogrammi di progetto
Qualsiasi documento che richieda un'approvazione formale

Evita il versionamento per:

File di lavoro aggiornati frequentemente
Immagini o media di riferimento
Report esportati (crea invece nuovi file)

Flusso di lavoro per la pubblicazione

Flusso di lavoro consigliato per i documenti formali:

Crea/Carica: Aggiungi il file iniziale al progetto
Abilita il versionamento: Converti in file modificabile
Lavora in bozza: Apporta modifiche tramite check-out/check-in
Revisione: Condividi la bozza con il team per il feedback
Pubblica: Quando approvato, pubblica come versione formale
Itera: Crea una nuova versione per le modifiche future

Suggerimenti per il coordinamento del team

Comunica: Fai sapere al tuo team quando effettui il check-out di file
Non accumulare: Effettua il check-in dei file tempestivamente quando hai finito
Pubblicazione regolare: Pubblica versioni stabili regolarmente, non solo alle milestone
Usa i commenti: Aggiungi contesto nella chat del progetto quando pubblichi modifiche importanti

Domande frequenti

D: Posso modificare un file senza effettuare il check-out?

R: Per i file Riferimento, sì. Per i file Modificabili, no — devi prima effettuare il check-out. Questo garantisce che una sola persona modifichi alla volta.

D: Cosa succede se dimentico di effettuare il check-in di un file?

R: Il file rimane bloccato a tuo nome finché non effettui il check-in o annulli. Se non sei disponibile, il Proprietario del progetto può forzare il rilascio del blocco.

D: Posso eliminare una versione pubblicata?

R: No. Le versioni pubblicate sono permanenti per scopi di audit. Puoi creare nuove versioni, ma la cronologia viene preservata.

D: Qual è la differenza tra versioni e cronologia del file?

R: Le Versioni sono snapshot formali e numerati creati con la pubblicazione. Ogni versione è permanente e scaricabile. I check-in senza pubblicazione aggiornano la copia di lavoro ma non creano versioni numerate.

D: Più persone possono effettuare il check-out dello stesso file?

R: No. Solo una persona alla volta può avere un file in check-out. Questo è intenzionale per prevenire modifiche in conflitto.

D: Perdo le mie modifiche se qualcuno forza il rilascio del mio blocco?

R: Sì, qualsiasi modifica non sottoposta a check-in andrà persa. Effettua sempre il check-in regolarmente. Il rilascio forzato dovrebbe essere usato solo quando necessario.

D: Posso abilitare il versionamento sui file CAD?

R: Sì! Il versionamento funziona con qualsiasi tipo di file — disegni CAD, documenti Office, PDF e altro.

Risoluzione dei problemi

"Il file è già in check-out"

Problema: Non puoi effettuare il check-out di un file perché qualcun altro lo ha.

Soluzione:

Controlla il badge per vedere chi lo ha in check-out
Contattalo per coordinarvi
Se urgente e non disponibile, chiedi al Proprietario del progetto di forzare il rilascio

"Non hai questo file in check-out"

Problema: Stai cercando di effettuare il check-in ma non hai il file in check-out.

Soluzione: Effettua prima il check-out del file, poi apporta le modifiche e fai il check-in.

"Il file deve avere estensione: .xyz"

Problema: Stai cercando di effettuare il check-in con un file con un'estensione diversa.

Soluzione: Assicurati che il file sostitutivo abbia la stessa estensione dell'originale. Ad esempio, un file .docx deve essere sostituito con un altro file .docx.

"Solo il proprietario del progetto può pubblicare i file"

Problema: Non hai il permesso di pubblicare.

Soluzione: Chiedi al Proprietario del progetto di pubblicare la versione, oppure richiedi che aggiornino il tuo ruolo.

Il caricamento al check-in fallisce

Problema: Il caricamento durante il check-in non si completa.

Soluzione:

Verifica la tua connessione internet
Assicurati che il file non sia troppo grande (controlla i limiti del progetto)
Riprova con un file più piccolo o una connessione migliore
Se il problema persiste, contatta il supporto

La cronologia delle versioni non viene mostrata

Problema: Non riesci a vedere la cronologia delle versioni di un file.

Soluzione: La cronologia delle versioni appare solo per i file che sono stati pubblicati almeno una volta. Se il file è ancora in Bozza e non è mai stato pubblicato, non c'è ancora una cronologia delle versioni.

Versione del documento: 1.0 Ultimo aggiornamento: Novembre 2025 Autore: Team di Sviluppo Sutram