Système de versioning des fichiers

Introduction

Le système de versioning des fichiers de Sutram fournit un workflow collaboratif pour gérer les révisions de documents dans vos projets. Inspiré des pratiques traditionnelles de contrôle de documents en ingénierie, il permet aux équipes de suivre les modifications, de maintenir un historique des révisions et de s'assurer qu'une seule personne modifie un fichier à la fois.

Quand utiliser le versioning

Utilisez le versioning pour les fichiers qui :

Nécessitent un suivi formel des révisions (contrats, spécifications, dessins)
Sont modifiés par plusieurs membres de l'équipe
Requièrent des workflows d'approbation avant publication
Nécessitent une piste d'audit des modifications

Fichiers qui n'ont généralement pas besoin de versioning :

Documents de référence qui ne changent pas
Rapports exportés ou instantanés
Fichiers média (images, vidéos)

Concepts clés

Types de fichiers

Chaque fichier dans Sutram est soit un fichier Référence, soit un fichier Éditable :

Type	Description	Versioning
Référence	Fichiers standard sans contrôle de version. Toute personne ayant les permissions de modification peut remplacer le fichier à tout moment.	Désactivé
Éditable	Fichiers avec le contrôle de version activé. Nécessite une réservation avant modification et supporte le versioning formel.	Activé

Par défaut, tous les fichiers téléversés sont des fichiers Référence. Vous pouvez activer le versioning sur n'importe quel fichier.

Statut du cycle de vie

Les fichiers éditables ont un statut de cycle de vie qui indique leur état actuel :

Statut	Description
Brouillon	Travail en cours. Peut être modifié via la réservation/restitution. Pas encore formellement publié.
Publié	Version formellement publiée. Crée un instantané permanent dans l'historique des versions.

Réservation/Restitution (Check-out/Check-in)

Le système de réservation/restitution garantit qu'une seule personne peut modifier un fichier à la fois :

Réservation (Check-out) : Réserve le fichier pour votre modification exclusive. Les autres peuvent le consulter mais pas le modifier.
Restitution (Check-in) : Restitue le fichier avec vos modifications. Nécessite le téléversement d'une nouvelle version du fichier.

Cela empêche les modifications conflictuelles et assure un suivi clair de qui a fait quoi.

Versions

Lorsque vous publiez un fichier, Sutram crée un instantané permanent appelé une Version. Les versions sont numérotées séquentiellement (v1, v2, v3...) et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Cela fournit :

Un historique complet des révisions
La possibilité de télécharger n'importe quelle version précédente
Une piste d'audit claire des publications

Mise en route

Activer le versioning sur un fichier

Pour activer le versioning sur un fichier existant :

Accédez à l'onglet Contenu de votre projet
Trouvez le fichier sur lequel vous souhaitez activer le versioning
Cliquez sur le menu ... (plus d'options)
Sélectionnez « Activer le versioning »

Le fichier deviendra un fichier Éditable en statut Brouillon.

Remarque : Seuls les Propriétaires et les Membres du projet peuvent activer le versioning.

Désactiver le versioning

Pour désactiver le versioning et revenir à un fichier Référence :

Assurez-vous que le fichier n'est pas réservé
Cliquez sur le menu ... du fichier
Sélectionnez « Désactiver le versioning »

Avertissement : La désactivation du versioning supprime la possibilité d'utiliser la réservation/restitution, mais ne supprime pas l'historique des versions.

Workflow de réservation/restitution

Étape 1 : Réserver un fichier

Avant de modifier un fichier éditable, vous devez le réserver :

Cliquez sur le menu ... du fichier
Sélectionnez « Réserver pour modification »
Le fichier est maintenant réservé pour votre modification exclusive

Une fois réservé :

Le fichier affiche un badge « Réservé par [Votre nom] »
Les autres utilisateurs peuvent consulter mais ne peuvent pas réserver le fichier
Vous pouvez télécharger la version actuelle pour la modifier localement

Étape 2 : Modifier le fichier localement

Téléchargez le fichier actuel depuis Sutram
Effectuez vos modifications avec le logiciel approprié (Word, AutoCAD, etc.)
Enregistrez le fichier modifié sur votre ordinateur

Étape 3 : Restituer avec vos modifications

Lorsque vous êtes prêt à enregistrer vos modifications :

Cliquez sur le menu ... du fichier
Sélectionnez « Restituer »
Une boîte de dialogue apparaît vous demandant de téléverser votre fichier modifié
Glissez-déposez ou cliquez pour sélectionner votre fichier mis à jour
Attendez que le téléversement se termine

Important : Le fichier de remplacement doit avoir la même extension que l'original (ex. les fichiers .docx doivent être remplacés par des fichiers .docx).

Annuler une réservation

Si vous décidez de ne pas apporter de modifications :

Cliquez sur le menu ... du fichier réservé
Sélectionnez « Annuler la réservation »

Cela libère le fichier sans aucune modification. Le fichier retrouve son état précédent.

Annuler une restitution

Vous avez fait une erreur ? Si une sauvegarde est disponible :

Cliquez sur le menu ... du fichier
Sélectionnez « Annuler la restitution »
La version précédente est restaurée

Remarque : L'annulation n'est disponible que si une sauvegarde existe (généralement immédiatement après la restitution). Une fois que vous réservez et restituez à nouveau, la sauvegarde précédente est écrasée.

Forcer la libération d'un verrou (Propriétaires uniquement)

Si un membre de l'équipe a un fichier réservé mais n'est pas disponible :

En tant que Propriétaire du projet, cliquez sur le menu ...
Sélectionnez « Forcer la libération du verrou »

Cela libère immédiatement le verrou. Toute modification non enregistrée par l'utilisateur d'origine sera perdue.

À utiliser avec précaution : N'utilisez cette option que lorsque c'est nécessaire, car elle peut entraîner une perte de travail.

Gestion des versions

Publier une version

Lorsqu'un brouillon est prêt pour une publication formelle :

Assurez-vous que le fichier n'est pas réservé
Cliquez sur le menu ...
Sélectionnez « Publier la version »

Cela crée un instantané permanent :

Le numéro de version s'incrémente (v1 → v2 → v3...)
L'instantané est stocké dans l'historique des versions
Le statut du fichier passe à Publié

Remarque : Seuls les Propriétaires du projet peuvent publier des versions.

Créer une nouvelle version à partir d'un fichier publié

Pour continuer à modifier un fichier publié :

Cliquez sur le menu ... d'un fichier Publié
Sélectionnez « Créer une nouvelle version »

Cela :

Crée un nouveau Brouillon à partir de la version publiée
Incrémente le numéro de version
Vous permet de réserver et d'apporter des modifications

Consulter l'historique des versions

Pour voir toutes les versions publiées :

Cliquez sur le fichier pour l'ouvrir
Cliquez sur « Historique des versions » dans le visualiseur
Une chronologie affiche toutes les versions publiées avec :
- Le numéro de version
- La date de publication
- La personne qui a publié

Télécharger des versions précédentes

Depuis la fenêtre de l'historique des versions :

Trouvez la version dont vous avez besoin
Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de cette version
Le fichier historique se télécharge sur votre ordinateur

Cela est utile pour :

Comparer les modifications entre les versions
Revenir à une conception précédente
Les besoins d'audit et de conformité

Permissions et rôles

Les différents rôles du projet ont des capacités de versioning différentes :

Action	Propriétaire	Administrateur	Membre	Lecteur
Consulter les fichiers et versions	Oui	Oui	Oui	Oui
Télécharger les versions	Oui	Oui	Oui	Oui
Activer/désactiver le versioning	Oui	Oui	Oui	Non
Réserver des fichiers	Oui	Oui	Oui	Non
Restituer des fichiers	Oui	Oui	Oui	Non
Annuler sa propre réservation	Oui	Oui	Oui	Non
Annuler une restitution	Oui	Oui	Oui	Non
Publier des versions	Oui	Non	Non	Non
Créer une nouvelle version	Oui	Non	Non	Non
Forcer la libération du verrou	Oui	Non	Non	Non

Points clés :

Seuls les Propriétaires peuvent publier des versions et créer de nouvelles versions
Seuls les Propriétaires peuvent forcer la libération des verrous d'autres utilisateurs
Les Lecteurs ne peuvent que consulter et télécharger, pas modifier

Indicateurs visuels

Badges de statut

Les fichiers éditables affichent des badges montrant leur état actuel :

Badge	Signification
Brouillon (ambre)	Le fichier est un travail en cours, pas encore publié
Publié (indigo)	Le fichier a été formellement publié en tant que version
Réservé par [Nom] (avertissement)	Le fichier est verrouillé pour modification par l'utilisateur indiqué

Identifier les fichiers verrouillés

Lorsqu'un fichier est réservé :

Une icône de verrou apparaît dans la liste des fichiers
Le badge indique qui l'a réservé
L'option de réservation est masquée (fichier indisponible)

Vos propres réservations

Lorsque vous avez un fichier réservé :

L'option « Restituer » apparaît dans le menu
L'option « Annuler la réservation » est disponible
Les autres utilisateurs voient que vous l'avez verrouillé

Bonnes pratiques

Quand activer le versioning

Activez le versioning pour :

Les dessins et spécifications d'ingénierie
Les contrats et documents juridiques
Les plans et calendriers de projet
Tout document nécessitant une validation formelle

Évitez le versioning pour :

Les fichiers de travail fréquemment mis à jour
Les images ou médias de référence
Les rapports exportés (créez de nouveaux fichiers à la place)

Workflow de publication

Workflow recommandé pour les documents formels :

Créer/Téléverser : Ajoutez le fichier initial au projet
Activer le versioning : Convertissez en fichier éditable
Travailler en brouillon : Faites des modifications via la réservation/restitution
Réviser : Partagez le brouillon avec l'équipe pour obtenir des retours
Publier : Une fois approuvé, publiez en tant que version formelle
Itérer : Créez une nouvelle version pour les modifications futures

Conseils de coordination d'équipe

Communiquez : Informez votre équipe lorsque vous réservez des fichiers
Ne gardez pas trop longtemps : Restituez les fichiers rapidement lorsque vous avez terminé
Publications régulières : Publiez les versions stables régulièrement, pas seulement aux jalons
Utilisez les commentaires : Ajoutez du contexte dans le chat du projet lors de la publication de modifications majeures

Foire aux questions

Q : Puis-je modifier un fichier sans le réserver ?

R : Pour les fichiers Référence, oui. Pour les fichiers Éditables, non — vous devez d'abord réserver. Cela garantit qu'une seule personne modifie à la fois.

Q : Que se passe-t-il si j'oublie de restituer un fichier ?

R : Le fichier reste verrouillé pour vous jusqu'à ce que vous restituiez ou annuliez. Si vous devenez indisponible, le Propriétaire du projet peut forcer la libération du verrou.

Q : Puis-je supprimer une version publiée ?

R : Non. Les versions publiées sont permanentes à des fins d'audit. Vous pouvez créer de nouvelles versions, mais l'historique est préservé.

Q : Quelle est la différence entre les versions et l'historique du fichier ?

R : Les versions sont des instantanés formels et numérotés créés par la publication. Chaque version est permanente et téléchargeable. Les restitutions sans publication mettent à jour la copie de travail mais ne créent pas de versions numérotées.

Q : Plusieurs personnes peuvent-elles réserver le même fichier ?

R : Non. Une seule personne peut avoir un fichier réservé à la fois. C'est voulu pour empêcher les modifications conflictuelles.

Q : Est-ce que je perds mes modifications si quelqu'un force la libération de mon verrou ?

R : Oui, toute modification non restituée sera perdue. Restituez toujours régulièrement. La libération forcée ne devrait être utilisée que lorsque c'est nécessaire.

Q : Puis-je activer le versioning sur des fichiers CAO ?

R : Oui ! Le versioning fonctionne avec tous les types de fichiers — dessins CAO, documents Office, PDF, et plus encore.

Dépannage

« Le fichier est déjà réservé »

Problème : Vous ne pouvez pas réserver un fichier car quelqu'un d'autre l'a déjà réservé.

Solution :

Vérifiez le badge pour voir qui l'a réservé
Contactez cette personne pour vous coordonner
Si c'est urgent et qu'elle n'est pas disponible, demandez au Propriétaire du projet de forcer la libération

« Vous n'avez pas ce fichier réservé »

Problème : Vous essayez de restituer mais vous n'avez pas le fichier réservé.

Solution : Réservez d'abord le fichier, puis effectuez vos modifications et restituez.

« Le fichier doit avoir l'extension : .xyz »

Problème : Vous essayez de restituer un fichier avec une extension différente.

Solution : Assurez-vous que votre fichier de remplacement a la même extension que l'original. Par exemple, un fichier .docx doit être remplacé par un autre fichier .docx.

« Seul le propriétaire du projet peut publier des fichiers »

Problème : Vous n'avez pas la permission de publier.

Solution : Demandez au Propriétaire du projet de publier la version, ou demandez-lui de modifier votre rôle.

Échec du téléversement lors de la restitution

Problème : Le téléversement pendant la restitution ne se termine pas.

Solution :

Vérifiez votre connexion internet
Assurez-vous que le fichier n'est pas trop volumineux (vérifiez les limites du projet)
Réessayez avec un fichier plus petit ou une meilleure connexion
Si le problème persiste, contactez le support

L'historique des versions ne s'affiche pas

Problème : Vous ne pouvez pas voir l'historique des versions d'un fichier.

Solution : L'historique des versions n'apparaît que pour les fichiers qui ont été publiés au moins une fois. Si le fichier est toujours en Brouillon et n'a jamais été publié, il n'y a pas encore d'historique des versions.

Version du document : 1.0 Dernière mise à jour : Novembre 2025 Auteur : Équipe de développement Sutram