Sistema de Versionado de Archivos

Introducción

El Sistema de Versionado de Archivos de Sutram proporciona un flujo de trabajo colaborativo para gestionar revisiones de documentos en tus proyectos. Inspirado en las prácticas tradicionales de control de documentos de ingeniería, permite a los equipos rastrear cambios, mantener un historial de revisiones y asegurar que solo una persona edite un archivo a la vez.

Cuándo Usar el Versionado

Usa el versionado para archivos que:

Requieren seguimiento formal de revisiones (contratos, especificaciones, planos)
Son editados por múltiples miembros del equipo
Necesitan flujos de aprobación antes de la publicación
Requieren un registro de auditoría de los cambios

Archivos que normalmente no necesitan versionado:

Materiales de referencia que no cambian
Reportes exportados o instantáneas
Archivos multimedia (imágenes, videos)

Conceptos Clave

Tipos de Archivo

Cada archivo en Sutram es un archivo de Referencia o un archivo Editable:

Tipo	Descripción	Versionado
Referencia	Archivos estándar sin control de versiones. Cualquiera con permisos de edición puede reemplazar el archivo en cualquier momento.	Deshabilitado
Editable	Archivos con control de versiones habilitado. Requiere checkout antes de editar y soporta versionado formal.	Habilitado

Por defecto, todos los archivos subidos son archivos de Referencia. Puedes habilitar el versionado en cualquier archivo.

Estado del Ciclo de Vida

Los archivos editables tienen un estado de ciclo de vida que indica su condición actual:

Estado	Descripción
Borrador	Trabajo en progreso. Se puede editar mediante checkout/checkin. Aún no ha sido liberado formalmente.
Publicado	Versión formalmente liberada. Crea una instantánea permanente en el historial de versiones.

Checkout/Checkin

El sistema de checkout/checkin asegura que solo una persona pueda editar un archivo a la vez:

Checkout: Reserva el archivo para tu edición exclusiva. Otros pueden ver pero no modificar.
Checkin: Devuelve el archivo con tus cambios. Requiere subir una nueva versión del archivo.

Esto previene ediciones conflictivas y asegura un registro claro de quién realizó los cambios.

Versiones

Cuando publicas un archivo, Sutram crea una instantánea permanente llamada Versión. Las versiones se numeran secuencialmente (v1, v2, v3...) y no pueden ser modificadas ni eliminadas. Esto proporciona:

Historial completo de revisiones
Capacidad de descargar cualquier versión anterior
Registro de auditoría claro de las publicaciones

Primeros Pasos

Habilitar el Versionado en un Archivo

Para habilitar el versionado en un archivo existente:

Navega a la pestaña Contenido de tu proyecto
Encuentra el archivo en el que deseas habilitar el versionado
Haz clic en el menú ... (más opciones)
Selecciona "Habilitar versionado"

El archivo se convertirá en un archivo Editable en estado de Borrador.

Nota: Solo los Propietarios y Miembros del proyecto pueden habilitar el versionado.

Deshabilitar el Versionado

Para deshabilitar el versionado y volver a un archivo de Referencia:

Asegúrate de que el archivo no tenga checkout activo
Haz clic en el menú ... del archivo
Selecciona "Deshabilitar versionado"

Advertencia: Deshabilitar el versionado elimina la posibilidad de usar checkout/checkin, pero no borra el historial de versiones.

Flujo de Trabajo de Checkout/Checkin

Paso 1: Hacer Checkout de un Archivo

Antes de editar un archivo editable, debes hacer checkout:

Haz clic en el menú ... del archivo
Selecciona "Checkout para edición"
El archivo queda reservado para tu edición exclusiva

Una vez hecho el checkout:

El archivo muestra una insignia "Checkout por [Tu Nombre]"
Otros usuarios pueden ver pero no pueden hacer checkout del archivo
Puedes descargar la versión actual para editar localmente

Paso 2: Editar el Archivo Localmente

Descarga el archivo actual desde Sutram
Realiza tus cambios usando el software apropiado (Word, AutoCAD, etc.)
Guarda el archivo modificado en tu computadora

Paso 3: Hacer Checkin con tus Cambios

Cuando estés listo para guardar tus cambios:

Haz clic en el menú ... del archivo
Selecciona "Checkin"
Aparece un diálogo pidiéndote que subas tu archivo modificado
Arrastra y suelta o haz clic para seleccionar tu archivo actualizado
Espera a que se complete la subida

Importante: El archivo de reemplazo debe tener la misma extensión que el original (por ejemplo, archivos .docx deben ser reemplazados con archivos .docx).

Cancelar un Checkout

Si decides no hacer cambios:

Haz clic en el menú ... del archivo con checkout
Selecciona "Cancelar checkout"

Esto libera el archivo sin ningún cambio. El archivo regresa a su estado anterior.

Deshacer un Checkin

¿Cometiste un error? Si hay un respaldo disponible:

Haz clic en el menú ... del archivo
Selecciona "Deshacer checkin"
La versión anterior se restaura

Nota: Deshacer solo está disponible si existe un respaldo (típicamente inmediatamente después del checkin). Una vez que hagas checkout y checkin nuevamente, el respaldo anterior se sobrescribe.

Forzar la Liberación de un Bloqueo (Solo Propietarios)

Si un miembro del equipo tiene un archivo con checkout pero no está disponible:

Como Propietario del Proyecto, haz clic en el menú ...
Selecciona "Forzar liberación de bloqueo"

Esto libera el bloqueo inmediatamente. Cualquier cambio no guardado del usuario original se perderá.

Usar con precaución: Solo usa esto cuando sea necesario, ya que puede causar pérdida de trabajo.

Gestión de Versiones

Publicar una Versión

Cuando un borrador está listo para su liberación formal:

Asegúrate de que el archivo no tenga checkout activo
Haz clic en el menú ...
Selecciona "Publicar versión"

Esto crea una instantánea permanente:

El número de versión se incrementa (v1 → v2 → v3...)
La instantánea se almacena en el historial de versiones
El estado del archivo cambia a Publicado

Nota: Solo los Propietarios del Proyecto pueden publicar versiones.

Crear una Nueva Versión desde Publicado

Para continuar editando un archivo publicado:

Haz clic en el menú ... de un archivo Publicado
Selecciona "Crear nueva versión"

Esto:

Crea un nuevo Borrador a partir de la versión publicada
Incrementa el número de versión
Te permite hacer checkout y realizar cambios

Ver el Historial de Versiones

Para ver todas las versiones publicadas:

Haz clic en el archivo para abrirlo
Haz clic en "Historial de Versiones" en el visor
Una línea de tiempo muestra todas las versiones publicadas con:
- Número de versión
- Fecha de publicación
- Quién lo publicó

Descargar Versiones Anteriores

Desde el modal de Historial de Versiones:

Encuentra la versión que necesitas
Haz clic en el ícono de descarga junto a esa versión
El archivo histórico se descarga a tu computadora

Esto es útil para:

Comparar cambios entre versiones
Revertir a un diseño anterior
Necesidades de auditoría y cumplimiento

Permisos y Roles

Los diferentes roles del proyecto tienen distintas capacidades de versionado:

Acción	Propietario	Administrador	Miembro	Visualizador
Ver archivos y versiones	Sí	Sí	Sí	Sí
Descargar versiones	Sí	Sí	Sí	Sí
Habilitar/deshabilitar versionado	Sí	Sí	Sí	No
Hacer checkout de archivos	Sí	Sí	Sí	No
Hacer checkin de archivos	Sí	Sí	Sí	No
Cancelar checkout propio	Sí	Sí	Sí	No
Deshacer checkin	Sí	Sí	Sí	No
Publicar versiones	Sí	No	No	No
Crear nueva versión	Sí	No	No	No
Forzar liberación de bloqueo	Sí	No	No	No

Puntos Clave:

Solo los Propietarios pueden publicar versiones y crear nuevas versiones
Solo los Propietarios pueden forzar la liberación de bloqueos de otros usuarios
Los Visualizadores solo pueden ver y descargar, no editar

Indicadores Visuales

Insignias de Estado

Los archivos editables muestran insignias que indican su estado actual:

Insignia	Significado
Borrador (ámbar)	El archivo es un trabajo en progreso, aún no publicado
Publicado (índigo)	El archivo ha sido formalmente publicado como versión
Checkout por [Nombre] (advertencia)	El archivo está bloqueado para edición por el usuario indicado

Identificar Archivos Bloqueados

Cuando un archivo tiene checkout:

Aparece un ícono de candado en la lista de archivos
La insignia muestra quién tiene el checkout
La opción de checkout está oculta (el archivo no está disponible)

Tus Propios Checkouts

Cuando tienes un archivo con checkout:

La opción "Checkin" aparece en el menú
La opción "Cancelar checkout" está disponible
Otros usuarios ven que tú lo tienes bloqueado

Mejores Prácticas

Cuándo Habilitar el Versionado

Habilita el versionado para:

Planos y especificaciones de ingeniería
Contratos y documentos legales
Planes y cronogramas de proyecto
Cualquier documento que requiera aprobación formal

Evita el versionado para:

Archivos de trabajo que se actualizan frecuentemente
Imágenes o multimedia de referencia
Reportes exportados (crea archivos nuevos en su lugar)

Flujo de Trabajo de Publicación

Flujo de trabajo recomendado para documentos formales:

Crear/Subir: Agrega el archivo inicial al proyecto
Habilitar Versionado: Convierte a archivo editable
Trabajar en Borrador: Realiza ediciones mediante checkout/checkin
Revisar: Comparte el borrador con el equipo para retroalimentación
Publicar: Cuando esté aprobado, publica como versión formal
Iterar: Crea nueva versión para cambios futuros

Consejos de Coordinación de Equipo

Comunica: Avisa a tu equipo cuando hagas checkout de archivos
No acumules: Haz checkin de los archivos puntualmente cuando termines
Publica regularmente: Publica versiones estables con regularidad, no solo en hitos
Usa comentarios: Agrega contexto en el chat del proyecto al publicar cambios importantes

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo editar un archivo sin hacer checkout?

R: Para archivos de Referencia, sí. Para archivos Editables, no - primero debes hacer checkout. Esto asegura que solo una persona edite a la vez.

P: ¿Qué pasa si olvido hacer checkin de un archivo?

R: El archivo permanece bloqueado para ti hasta que hagas checkin o canceles. Si no estás disponible, el Propietario del Proyecto puede forzar la liberación del bloqueo.

P: ¿Puedo eliminar una versión publicada?

R: No. Las versiones publicadas son permanentes por motivos de auditoría. Puedes crear nuevas versiones, pero el historial se preserva.

P: ¿Cuál es la diferencia entre versiones e historial de archivos?

R: Las Versiones son instantáneas formales y numeradas creadas al publicar. Cada versión es permanente y descargable. Los checkins sin publicar actualizan la copia de trabajo pero no crean versiones numeradas.

P: ¿Pueden múltiples personas hacer checkout del mismo archivo?

R: No. Solo una persona puede tener un archivo con checkout a la vez. Esto es por diseño para prevenir ediciones conflictivas.

P: ¿Pierdo mis cambios si alguien fuerza la liberación de mi bloqueo?

R: Sí, cualquier cambio que no se haya registrado con checkin se perderá. Siempre haz checkin regularmente. La liberación forzada solo debe usarse cuando sea necesario.

P: ¿Puedo habilitar el versionado en archivos CAD?

R: ¡Sí! El versionado funciona con cualquier tipo de archivo: planos CAD, documentos de Office, PDFs y más.

Solución de Problemas

"El archivo ya tiene checkout"

Problema: No puedes hacer checkout de un archivo porque alguien más lo tiene.

Solución:

Revisa la insignia para ver quién tiene el checkout
Contacta a esa persona para coordinarse
Si es urgente y no está disponible, pide al Propietario del Proyecto que fuerce la liberación

"No tienes checkout de este archivo"

Problema: Intentas hacer checkin pero no tienes el checkout del archivo.

Solución: Haz checkout del archivo primero, luego realiza tus cambios y haz checkin.

"El archivo debe tener la extensión: .xyz"

Problema: Intentas hacer checkin de un archivo con una extensión diferente.

Solución: Asegúrate de que tu archivo de reemplazo tenga la misma extensión que el original. Por ejemplo, un archivo .docx debe ser reemplazado con otro archivo .docx.

"Solo el propietario del proyecto puede publicar archivos"

Problema: No tienes permisos para publicar.

Solución: Pide al Propietario del Proyecto que publique la versión, o solicita que actualice tu rol.

La subida del checkin falla

Problema: La subida durante el checkin no se completa.

Solución:

Verifica tu conexión a internet
Asegúrate de que el archivo no sea demasiado grande (revisa los límites del proyecto)
Intenta de nuevo con un archivo más pequeño o mejor conexión
Si el problema persiste, contacta a soporte

El historial de versiones no aparece

Problema: No puedes ver el historial de versiones de un archivo.

Solución: El historial de versiones solo aparece para archivos que han sido publicados al menos una vez. Si el archivo todavía está en Borrador y nunca ha sido publicado, aún no hay historial de versiones.

Versión del Documento: 1.0 Última Actualización: Noviembre 2025 Autor: Equipo de Desarrollo de Sutram